Assistant de gestion administrative (H/F)

Missions et profil recherché

Missions principales

Le poste d’assistant de gestion administrative est réparti entre deux directions :

– La Direction des achats et des ressources matérielles (DARM) qui comprend les services économiques et logistiques, le service restauration, le service biomédical et le service administratif de la pharmacie. Cette direction assure également des missions pour le compte du Groupement d’Intérêt Public (GIP) ENVIRONNEMENT SANTE (GIP DASRI) et du GIP BLANCHISSERIE INTERHOSPITALIERE (GIP BIH).
– La Direction des opérations, des projets et de la communication, comprenant le service de sécurité incendie-malveillance, les services techniques et le service communication.

Au cœur du fonctionnement de ces deux directions stratégiques, vous occupez un rôle de secrétariat, de coordination, et de gestion administrative, avec une forte dimension relationnelle et opérationnelle.

Vos principales missions sont les suivantes :

– Secrétariat de direction

• Accueil physique et téléphonique, orientation des professionnels ;
• Gestion des agendas et plannings des deux directeurs et du responsable des services techniques ;
• Traitement du courrier (postal et électronique) et préparation des courriers sortants ;
• Organisation de réunions et événements (logistique, salles, coordination) ;
• Préparation des dossiers pour les réunions et instances auxquelles participent les deux directeurs ;
• Classement, archivage papier et numérique.

– Gestion administrative, financière et logistique

• Gestion des cartes de self ;
• Gérer les plannings de réservations et les prêts de véhicules de service ;
• Effectuer les ouvertures de compteurs d’énergie pour les logements mis à disposition par l’établissement ;
• Assurer les différentes opérations de clôture financière, émettre les titres de recettes, assurer le règlement des factures,
• Suivre les dépenses dans les domaines attribués, les analyser et les justifier ;

– Interface et appui opérationnel

• Assurer le lien avec les prestataires extérieurs suite aux demandes adressées par les différents services de l’hôpital ;
• Assurer la coordination des services lors des emménagements et déménagements ;
• Gérer les demandes de prestations exceptionnelles (centralisation, signature, diffusion) ;
• Affecter les demandes d’opérations de maintenance aux services concernés.

Profil attendu

Vous êtes diplômé en secrétariat et gestion administrative et avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat en particulier d’Excel. Des connaissances en comptabilité et en suivi budgétaire sont appréciées.

Au-delà des compétences techniques nous recherchons une personne faisant preuve de sérieux, discrétion et sens de l’organisation. Il est nécessaire de savoir gérer les priorités, s’adapter rapidement et communiquer avec clarté auprès de différents interlocuteurs. L’autonomie, l’esprit d’initiative et la capacité à travailler en équipe, en lien avec des partenaires extérieurs, sont des atouts essentiels.

Contrat

– Titulaire ou CDD de 3 mois renouvelable pouvant ouvrir à la titularisation ou au CDI
– Prise de poste : dès que possible
– Poste à temps plein – 38h par semaine – 9h-17h
– 25 jours de congés annuels + 17 jours de RTT
– Catégorie C
– Lieu d’exercice : direction des achats et des ressources matérielles du Centre Hospitalier Jacques Cœur
– Les petits + : Compte épargne-temps, Accès au self et cafétéria avec tarif préférentiel ; Comité d’œuvres sociales et l’amicale : de nombreux avantages et réduction chez les commerçants, billetteries et locations de vacances ;